Définition de la gestion de projet
La gestion de projet est l’ensemble des compétences, des techniques et des outils qui aident les personnes à définir, planifier et mettre en œuvre des projets avec succès afin d’obtenir un bénéfice prédéterminé.
Dans quel cas ne pas appliquer les techniques de gestion de projet
L’amélioration continue
La plupart des projets d’efficacité, tels que l’amélioration des processus, qui relèvent d’une faible complexité et d’une faible incertitude, ne devraient pas appliquer les méthodes standard de gestion de projet.
Bien que les efforts d’amélioration des processus remplissent les critères pour être considérés comme des projets, les ressources nécessaires pour appliquer les techniques de gestion de projet et le suivi sont souvent plus coûteuses que les avantages qu’elles procurent.
Les méthodes d’amélioration continue suivantes peuvent être utilisées à la place de la gestion de projet :
- Le Gemba walks qui impliquent une interaction informelle avec le personnel sur le lieu où il travaille, ce qui permet de résoudre les problèmes au quotidien.
- Le cycle PDCA (plan, do, check, act) qui permet d’améliorer les processus opérationnels, l’efficacité ou la productivité dans l’ensemble de l’organisation grâce à une approche simple mais structurée.
L’idéation
L’application de techniques de gestion à des projets (ou, mieux, à des idées) qui présentent un degré élevé d’incertitude et une complexité élevée à moyenne est une autre recette pour l’échec.
L’innovation ne peut pas être gérée comme un projet ; elle nécessite d’autres méthodes qui favorisent l’expérimentation rapide et le prototypage. De nombreux projets échouent parce qu’ils sont lancés sans être suffisamment mûrs pour être traités comme un projet.
Dans ce cas, la méthode Design Thinking peut être utilisée. Elle a longtemps été considérée comme le Saint-Graal de l’innovation et le remède à la stagnation. Elle englobe une approche centrée sur l’humain et offre aux entreprises en phase de démarrage des techniques permettant d’aller au cœur d’un problème et d’obtenir les bonnes solutions.
Méthodes traditionnelles de gestion de projet
Également connues sous de gestion en cascade (waterfall) ou prédictives, devraient être appliquées aux projets de complexité et d’incertitude moyennes, tels que les réorganisations ou les intégrations post-fusions.
Ces types de projets nécessitent une approche méthodologique prédictive avec une définition claire des besoins et des plans détaillés avant le début de la mise en œuvre.
Ces étapes sont ensuite suivies de près avec un contrôle de l’état d’avancement.
Les méthodes suivantes peuvent être utilisées :
- Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) est un ensemble de terminologie et de lignes directrices standard pour la gestion de projet. La publication indique que cinq groupes de processus sont prédominants dans presque tous les projets. Elle inclut les meilleures pratiques, les conventions et les techniques qui sont considérées comme la norme dans l’industrie.
- Le Prince 2 (Projects in Controlled Environments) qui grâce à sa flexibilité, fait partie des meilleures pratique en matière de gestion de projet. Avec Prince 2, les résultats sont clairement définis et chaque projet est justifié sur le plan commercial. Cette méthode de gestion de projet se caractérise également par des rôles bien définis pour chaque membre de l’équipe et par des produits livrés à temps et dans le respect des coûts estimés.
Méthodes agiles (adaptatives ou itératives)
Les approches adaptatives doivent être appliquées lorsque la portée, les exigences ou les spécifications ne sont pas connues à l’avance, lorsqu’elles sont susceptibles d’évoluer tout au long du cycle de vie du projet ou lorsqu’il existe une grande incertitude quant au résultat. Le développement de logiciels et de produits sont deux domaines où les techniques adaptatives sont essentielles.
La gestion de projet agile
Cette méthode est basée sur une approche incrémentale et itérative. Au lieu d’une planification approfondie au début du projet, les méthodes agiles sont ouvertes à l’évolution des besoins au fil du temps et encouragent un retour d’information constant de la part des utilisateurs finaux.
Des équipes interfonctionnelles travaillent sur des itérations d’un produit au cours d’une période donnée, et ce travail est organisé dans un carnet (backlog) qui est hiérarchisé en fonction de la valeur commerciale ou de la valeur pour le client.
L’objectif de chaque itération est de produire un produit fonctionnel. La méthode utilise six livrables principaux pour suivre les progrès et créer le produit :
- la déclaration de vision du produit (product vision statement),
- la feuille de route du produit (product roadmap),
- le carnet du produit (product backlog),
- le plan de release (release plan),
- le carnet de sprint (sprint backlog),
- l’incrément (increment).
La méthode met l’accent sur la collaboration, la flexibilité, l’amélioration continue et les résultats.
Scrum
Scrum est un sous-ensemble de la méthode agile et l’un des frameworks les plus populaires pour la mise en œuvre de cette méthode.
C’est un modèle de développement itératif utilisé pour gérer le développement de logiciels et de produits complexes. Des itérations fixes, appelées sprints, d’une durée d’une ou deux semaines, permettent à l’équipe de produire des logiciels à un rythme régulier.
Scrum suit un ensemble de rôles, de responsabilités et de réunions qui ne changent jamais. Par exemple, Scrum prévoit quatre cérémonies qui structurent chaque sprint :
- la planification du sprint,
- la réunion quotidienne,
- la démonstration du sprint,
- et la rétrospective du sprint.
Au cours de chaque sprint, l’équipe utilisera des artefacts visuels tels que des tableaux de tâches ou des diagrammes de type « bumdown » pour montrer les progrès accomplis et recevoir un retour d’information progressif.
Ce qui distingue Scrum des autres méthodologies de gestion de projet agile, c’est la façon dont il fonctionne en utilisant certains rôles, événements et artefacts.
Kanban
Kanban est une méthode très visuelle qui vise à produire des résultats en brossant un tableau du processus de travail, de sorte que les goulets d’étranglement puissent être identifiés dès le début du processus de développement.
Un tableau Kanban est composé de différentes colonnes et les tableaux les plus simples comportent trois colonnes : à faire, en cours et terminé.
Les cartes Kanban (tels que des post-it) représentent le travail, et chaque carte est placée sur le tableau dans la colonne qui représente l’état de ce travail. Ces cartes communiquent l’état d’avancement d’un seul coup d’œil.
En raison de sa flexibilité, la méthode Kanban s’est imposée dans divers secteurs et constitue l’une des rares méthodes de gestion de projet pouvant être appliquée à tout projet nécessitant une amélioration continue du processus de développement.
Lean startup (adaptatif ou itératif)
Pour lancer de nouvelles entreprises ou des produits radicalement nouveaux, les méthodes traditionnelles de gestion de projet ne s’appliquent pas.
Ces projets présentent un degré d’incertitude très élevé et nécessitent un grand nombre d’expérimentations et de prototypages.
Parce qu’ils fonctionnent rarement du premier coup, la direction doit appliquer la philosophie « échouer vite, apprendre vite ».
Dans ce cas, la méthode lean startup peut être utilisée grâce au cercle « Build, Measure, Learn » qui consiste à :
- développer une version préliminaire,
- la tester auprès du marché en recueillant les retours des utilisateurs pour améliorer l’offre,
- et répéter ce processus jusqu’à atteindre la meilleure correspondance entre le produit et les besoins des clients.
Conclusion
La gestion de projet n’est pas une approche unique qui convient à toutes les situations. La réussite d’un projet dépend de la sélection de la méthodologie en fonction des besoins spécifiques du projet, de sa complexité, et du degré d’incertitude.
Alors que les méthodes traditionnelles sont idéales pour les projets bien définis et prévisibles, des approches plus flexibles et adaptatives, telles que les méthodes agiles ou lean startup, s’avèrent indispensables dans des environnements plus incertains.
En fin de compte, la clé du succès réside dans la capacité à adapter les pratiques de gestion aux contextes particuliers, afin de maximiser l’efficacité et la valeur ajoutée de chaque projet.
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